Články Online 9e

Se vstupem do nového roku přichází nejen starosti s účetní uzávěrkou, sestavováním plánů nebo rozpočtů na příští rok, ale také čas bilancování. Dokážete si vybavit, kolik úspěchů má Vaše firma v letošním roce za sebou? A pokud se vše nepovedlo tak, jak jste očekávali, zvládnete vyhodnotit, proč se tak stalo? Naši zákazníci pracující na vyšších manažerských pozicích potvrdili, že základem každého úspěchu je jeho detailní příprava, plánování a rozvážné promyšlení cílů – tedy tvorba projektu. Velmi důležité je mít kvalitní oporu, která přípravu a plnění usnadňuje tím, že ohlídá podstatné věci – přináší přehledy o všech momentech projektu a kontroluje jeho rozpočet. Takto může pomoci informační systém QI společnosti DC Concept. Jak přesně se tedy úspěch připravuje?

Zasáhnout terč do středu není vždy jednoduché. Aby byl Váš projekt úspěšný, měli byste definovat jeho cíl. I z malého nápadu ale mohou postupně vzniknout velké věci a Váš projekt se může rozvíjet do rozměrů, o kterých jste do té doby jen snili. Pokud tedy nakonec půjdete jiným než původním směrem, je obtížné projekt znovu přeplánovat. Nejen s tím Vám pomůže QI: dokáže vše přehledně evidovat a je jedno, zda jde o rozsáhlou zakázku se stovkami položek nebo o plánování porad. Se všemi údaji v informačním systému můžete neustále manipulovat: posouvat termíny jednání, pozastavovat části projektu nebo přidávat další úkoly.

Pro začátek je potřeba sestavit silný tým, který by měl být základním kamenem každého úspěšného projektu. Dařit se může ale pouze tomu kolektivu, ve kterém jsou síly pravidelně rozloženy. Proto je důležité mít přehled o množství úkolů, které Vaši zaměstnanci plní. QI umožňuje evidovat, kolik času a jakou práci na konkrétním projektu jednotlivci odvedli. Vše přehledně zobrazí více než sto lety prověřený Ganttův graf, který QI přenáší do softwarové podoby. Jeho ovládání je snadné – režim diagramu umožňuje provádět řadu interaktivních úkonů pouze pomocí tahů myši.

Pro úspěšné projekty je důležité, aby každý věděl, jaké je jeho místo v týmu. Proto je důležité určit kompetence. K nezdaru může vést, když jednomu procesu, nebo dokonce celému projektu nevědomky šéfuje víc lidí. Pořekadlo o pravé ruce, která neví o tom, co dělá levá, vystihuje tuto situaci nejlépe. V QI ke každému procesu přiřadíte zodpovědnou osobu a určíte její pracovní tým – všichni tak o sobě vědí.

Silný tým, ve kterém bude mít každý definované místo, ještě není stoprocentní zárukou úspěchu. Je důležité, aby mezi sebou zaměstnanci komunikovali a na základě toho spolu začali efektivně spolupracovat. To se může podařit díky QI, které zvládne celý projektový tým propojit. Ke každému se tak dostanou přesně takové informace, které potřebuje k tomu, aby kvalitně odvedl svou práci.

Vaši lidé jsou nyní v harmonické rovnováze a nemohou se dočkat velkých výzev. Co když ale kolega z projektového týmu dlouhodobě onemocní a musí ho nahradit jiný – problematiky projektu neznalý – pracovník? Nebo vedením týmu pověříte nového obchodního ředitele? Díky QI proběhne předání pracovní agendy beze zmatků. Informační systém totiž automaticky tvoří procesní dokumentaci, která dokáže zachytit know-how společnosti.

Stihneme termín? Obávají se často lidé z projektového týmu. Zároveň netuší, že mnohdy ztrácí čas s úkoly, kterými se ve skutečnosti ani zabývat nemusí. Většinou jde o aktivity, jež se při pracovním procesu pravidelně opakují. Přitom je třeba málo – nachystat běžné i očekávané úkoly předem a uchovat jejich struktury. V informačním systému stačí úlohu, nebo dokonce celý projekt jedenkrát vložit do systému a jeho šablonu budete mít kdykoliv k dispozici. QI pracuje i na úrovni workflow, ve které se postará o složitější a podrobnější struktury procesů a přehlednou vizualizovanou podobu projektů. Pak už je jen na Vás, kolika lidem z projektového týmu prostřednictvím informačního systému úkol uložíte, zda budete pokyn aktualizovat nebo informačnímu systému dovolíte, aby ho zaměstnancům zadával například vždy jednou měsíčně.

Sledování rozpočtu bývá jedním z kritérií, které je obtížné vyhodnocovat. Důvod je jednoduchý: mnohdy je náročné sehnat všechna potřebná data v reálném čase – jen s nimi může být náhled na rozpočet přínosem. Je tedy možné sledovat nejnovější projektové výnosy a náklady i bez jejich zaúčtování? S QI poznáte, jak snadno se dá uhlídat projektový rozpočet – ERP systém dokáže Váš projekt kdykoliv vyhodnotit. Přesně vidíte, v jakém stavu je rozpočet v průběhu zakázky, což oceníte například při dílčím plnění.

Aby si Váš tým poradil s každou nástrahou, je důležité mít opravdu aktuální přehled.  Díky němu se lépe přizpůsobíte nepředvídatelným situacím a získáte náskok před konkurencí. Přímo v terénu mohou zaměstnanci do informačního systému pomocí mobilní aplikace QI Mobile vkládat přes chytrý telefon nebo tablet zápisy z jednání a informace o průběhu plnění úkolů. Zároveň Vám QI naservíruje důležitá data všude tam, kde budete mít připojení k internetu.

Nezáleží na tom, zda mají Vaše projekty desítky nebo tisíce položek. Informační systém QI pomáhá jak při zpracování účetních uzávěrek, realizaci veletrhů a seminářů i vzdělávacích akcích nebo nákupu nových technologií, tak při rozsáhlých projektech: například tvorbě projektové dokumentace novostaveb a rekonstrukcí železničních tratí, vývoji nebo výrobě nových produktů, řízení zakázek či zpracování technických, ekonomických a dalších studií.

http://blog.qi.cz/index.php/jak-se-pripravit-na-uspech-aneb-nastartujte-projekty-s-erp-systemem/